Portia O'Callaghan, UX設計

Portia O’Callaghan,現為UX設計師,專注於Design System,職涯的最初身分是軟體工程師。

“我有天突然意識到,我的工作偏好愈來愈傾向「內向者」模式:想花費更多工作時間獨立思考,讓產品與使用者之間的關聯性更緊密。”

擁抱好奇心,沉迷於學習新事物,Portia 以女性之姿走向首席設計師,認為「行動至上」以及「勇於諫言」極為關鍵,畢竟身為首席,有太多雙眼睛都在盯著看:妳將如何表現?如何為公司成員帶來影響與改變。


Portia 最初工作時,我是一位軟體工程師,在拿到電機工程的碩士學位後,很快就發現使用者研究的重要性,相信這是一個能讓人們善用科技的領域。時間快轉至多年後,她已是通才的專業人員:橫跨設計,使用者研究與軟體撰寫,也曾擔任經理職,實際帶過設計師與團隊。

當獨立貢獻者,也能讓自己發光發熱,影響團隊

在UX設計已有逾10年經歷,與近5年管理經驗,有一天,Portia 突然意識到,與其花費時間在會議上與人溝通,沒有實質產出,反倒想多費心力在設計與最終成果上。她花了很多工作時間替團隊與個人描繪未來藍圖,但她更想對軟體產品做出貢獻,實際對使用者更有意義的決定。

多番思考後,儘管 Portia 喜歡當主管,也享受每天會議上的人際互動,許是受到年紀影響,她的工作偏好愈來愈傾向「內向者」模式:費時在工作桌上,做獨自思考的職務。

另外一個時間點,是她從軟體工程師轉職至設計師。回頭思考,不覺得是做了「打掉重練」的決定,反而是清楚看見工程師與UX設計的共通性,大概有兩個原因促使從工程師進入 UX 世界:

  • 試圖結合人的需求並發揮技術影響力,看能帶來什麼效益。現在市面上有很多偉大技術,但還是有許多人還是不習館使用軟體,像她上一代的長輩,儘管努力想嘗試使用電腦,但還是發生許多不可預期的潛在挫折。

  • 冒牌者症候群和身為一位女工程師在職涯初期, Portia 預想自己會一帆風順,知道工作目的,並在軟體領域、快速交付新穎成果。但其實周遭的初學者,大家都能夠隨時完成非常酷、非常有貢獻度的成品,反觀自身,不擅長寫程式,也不如自己想像的如此得心應手,於是她決定進入UX設計領域。

現在回想,若當時有更多導師,特別是在軟體職涯初期,遇上能幫助了解工程領域的女性,也許現在會有不一樣的職業道路… 她不後悔當初的選擇,只是認為,如果當時有其他人指點迷津,也許現在就有不同的故事可以分享了。

「我應該停止編碼,並花更多時間學習用戶體驗設計?」

並沒有絕對的時間點,或萌生「我要停止寫程式」的想法。

Portia 提到她在柯達(一家相機底片公司)工作時,有一個給專門給應屆畢業生的工作計畫:加入公司後,每個畢業生可以到不同部門學習新事物,藉此了解自己喜歡的領域、找到專長。當時她加入了這個畢業生計畫,剛好認識一群圖像質量的團隊,他們專門查看照片,並根據不同屬性、質量、模糊度、清晰度和亮度來評估照片。他們只在意人們對於照片技術的看法,她認為那樣的研究精神真的很酷,因此受到啟發。

在這計劃中,她轉調至網站 kodak.com 團隊工作。作為一名工程師,當時的職責是縮小與壓縮圖檔,即使不討厭工作內容,但她不知道這個職務如何幫助人們,因此體悟到自己喜歡以及想做的事是了解人,並改變人們的生活。在那段期間,她不斷沉迷於學習新事物,練習自我反省,透過觀察,找尋是否還有其他適合的工作。

喜歡創造自己專屬的學習機制,不間斷

Portia說:「如果我意識到:嘿!我在學新東西耶」」,那就代表這是她想要繼續發展的新領域。學習新知識就像玩遊戲! Portia 對於周遭一切感到好奇,自認那是自己的設計超能力之一:了解事物如何結合,並提出專屬見解及看法。像是了解API與程式代碼如何產生連結,再藉此落實設計與使用者體驗,她認為身為設計師,了解來龍去脈是一件重要的事。

身為設計師, 她喜歡回到學校的那種心態,像是參加大學開的進修課程、線上課程或看書學習。 Portia 不是一位一開始就動手做的人,反而熱愛學習新東西,享受在學習空間裡,上一門課,聽從指示、知道怎麼開始,慢慢培養出自己的思考模式。因為她自己有小孩,所以時間有限。工作之餘,沒有其他時間能做新嘗試,就因為如此,工作時間對她來說是格外重要,像執行雙重任務般:完成一項專案,同時也學習新事物! 

她常設計「遊戲」給自己玩。像這個月 Portia 假裝取得「童話故事的博士學位」。她查了哪些大學有童話博士?誰是這門課的教授?他們的職業生涯如何發展?她知道她並不是真的要學習這些領域及知識,但喜歡發現並研究它在童話領域的樣子。學習新知識就像一場遊戲。首席設計師代表著某個領域的專家,不管喜歡與否,人們都會盯著看。絕對不要假裝說些自己根本不了解的事情,Portia很欣賞人們說:「我不知道答案,但會從某某角度去找答案,再分享結論」。

心法:

  • 向上管理

  • 行動至上

  • 勇於諫言


首席設計師替公司建立更友善的文化,更以「人」為出發做軟體產品

首席設計師們都會捫心自問:我們應該做什麼?我們應該有什麼樣的表現?身為首席,我們要帶給其他公司成員怎麼樣的影響?我們正在為這個組織擘劃歷史。在 Portia 看來,身為首席,代表我是某個領域的專家。不管我喜不喜歡,人們都會看著我們、問許多問題,如職業生涯、組織流程、如何做X、Y 和 Z等…朝宏觀的方向看,我們需要增進組織的融洽、產品的未來以及提升用戶的黏著度,除了理解每個步驟與角色是怎麼結合在一起的,更重要是怎麼向更高階的經理人與經理人之上,做出建議並將某個主題變得更完善,更適合人們使用。

首席設計師的超能力不僅是發現問題,更能把問題表達清楚,傳遞至高層

Portica 認為在某種程度上,每個人都需要訓練表達的技能,向領導層提出問題。她提到:

  • 亞馬遜公司的指導方針:行動至上(Bias for action)和勇於諫言 (Have Backbone)。作為首席設計師,必須練習不要怕對一群重要的人,或某個部門的副總裁提出不悅耳的建議。

  • 不要假裝說一些自己不了解事情。Portica 很欣賞人們說:「我不知道答案,但從某某角度去找答案,再將結論分享給你」。 當對領導層說:「我認為我們不應該這樣做」,他們會問:「為什麼不呢?你有什麼建議?」當她會回答:「我還不知道,但我會嘗試弄清楚後再回應給你」。

能在高階經理人面前說真話很重要,或是你當下不知道答案,但在採取行動後、更新資訊也是值得嘉許的溝通技巧。在有權有勢的人面前,回應這些答案,絕對需要經驗和勇氣。

「如果你誠實說真話,最壞的情況是什麼?」

從 Portica 的經驗看,所有會讓團隊覺得不舒服的建議,都有正面的成效。她舉了個例子:「記得我在一家公司擔任 UX 設計師時,鼓起勇氣,寫了一封措辭非常謹慎的電子郵件,分享我在該團隊的挫敗感和個人期望;我甚至提出個人觀察—產品團隊不應該有設計師,因為他們的產品不太需要設計團隊的支持,待在這個團隊,對於任何設計師都是在浪費他們的時間。那時我還是很資淺的設計師,即使我認為我的觀察是對的,但還是會害怕寄發這封郵件,當然最後我還是寄出了,當時的主管有意識到我的不滿與團隊架構,他協助我轉調至另一個團隊,而且直至今日,該團隊仍然沒有設計師(因為他們專注於技術研發)。好事真的會發生。你只需要試一試!」

身為獨立貢獻者,要精進說「不」的超能力

對台灣人而言,向公司高層或上級主管「提出建議」這樣的溝通方式是比較少見的,多數員工有時太害怕在工作場域發表意見。然而,Portia更進一步指出:勇於說「不」以及適時地公私分明,也是極重要的實力之一。身為首席,每個人都希望你做很多事情,而每個人也都認為他們要你做的那些事情很重要,所以決定事情的優先順序以及辨別輕重緩急的決策能力非常重要。當然,要以禮貌的方式拒絕工作夥伴,同時說明你的優先順序、決策及執行過程,建議開誠佈公地說清楚、講明白,不要對自己的決定感到抱歉;如果你的性格允許,在你拒絕工作夥伴時還能幽默、自嘲一番。Portica 認為幽默感是一種強大的技能,能讓同事更欣賞你的正向性格。

在“做好自己的專案” vs. “成為團隊的榜樣”中取得平衡

Portica 自認為佔優勢的部分是時間(差),因為多數與我一起工作的同事們都在不同的時區;這意味著我大部分的時間,是能夠自處並專注於工作。我認為時差有助於建立工作上的界限,我能夠獨自作業,或是指導初級設計師,反之,也能向設計師們學習!就像之前提到,我喜歡學習新事物,我的同事也在分享新的事物。

整體而言,工作中設定界限是一件好事。我相信在工作和個人生活之間需要劃分一個界限,大多數公司,只要你願意,你想一天工作20幾個小時,絕對不會有人阻止你,但適時「公私分明」的作息時間,絕對是利大於弊!

將「職涯發展」這類議題拿來詢問多數台灣人,並不是每個人都能說出心之所向,更甚是得到:目前這份工作都不知道能撐多少?哪裡薪水多就往哪裡跳等回饋…多方嘗試固然很好,但應該著重在工作的累積效應,並在邊做邊學之中更加了解自我、確定方向。— Portia O'Callaghan

design technologist 職業深耕

在接下來的五年裡,Portcia 想回到技術層面。有一個職稱叫做設計科技師(design technologist),有時也被稱為UX prototyper,本質上還是一位UX 設計師,專注於設計,但同時也會創建prototype,並編寫程式代碼。設計科技師不一定要產出實際的程式,但這個角色會為了做概念證明而寫出一小段程式碼,甚至是幫助工程團隊對某件事進行研究,這個職位之所以重要,因為是在彌補設計和工程師之間的差距。以職涯發展來說,她可以擔任不同的角色,回到她先前提到的以工作去吸取新經驗:增強電腦程式技術,並和她早期的工程師背景產生連結。

想做什麼事情,就要為自己發聲

如果想像 Portia 有擔任主管的經驗,她的建議是:「直接告訴你的主管,你有興趣探索管理層的職位。」以美國的職場文化來說,大多數主管都迫切需要更多「帶人與團隊」的中階領導者,所以多數人會讓他們的下屬嘗試管理職角色,實際帶領1-2名設計師/研究員,然後循序漸進增加更多成員。Portia 見過很多人以這種方式成為團隊經理,也理解很多人在嘗試領導職後,決定不續任經理級職位;但是如果公司沒有這樣子的職涯管道,她認為也可經由多和初級設計師或新的實習生互動,取得經驗。

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Ray DeLaPena, UX 設計